INBOX ZERO CHALLENGE #12

Her er en challenge der ændrede mit stress-niveau og arbejds-flow på kun 5 dage. Det kan tælles på én hånd de antal gange jeg har haft en indbakke med NUL ubesvarede emails de sidste 5 år, i hvert fald på mit arbejde. Faktisk er min private næsten værre, men for den challenge handlede det primært om mit 9-17 job hos Splay One. Jeg har været der i 2 år og 9 måneder og haft inbox zero 2 gange. Typisk lykkes det mig i sommerferien, hvor alle andre er på ferie og der generelt er lidt mindre run på, men resten af året leger jeg catch-up dagligt. Jeg er helt med på at ikke alle kan have en indbakke der er i nul, og jeg har også mange on-going projekter som der skal holdes styr på men det klarede jeg med lidt bedre mail-struktur.

THE CHALLENGE

Udfordringen gik ud på, at jeg hver dag i en uge, først måtte gå hjem når indbakken var tom! Jeg var derfor nødt til lige at sørge for at de aftaler jeg havde efter arbejde var fleksible, eller jeg måtte møde ind tidligere. OG så krævede den en del forberedelse inden jeg startede.

FORBEREDELSE

Ugen inden var jeg MEGET produktiv for at komme så tæt på zero som muligt! Det skulle helst ikke ende med at være en stresset uge, men en uge med overskud. Derfor lavede jeg også nogle nye mapper, for normalt ville jeg beholde de mails jeg havde gang i i min indbakke. Jeg arbejder i gmail, så udover mapper til forskellige projekter, så lavede jeg et laber der hedder “Igangværende”, som jeg så ville smide de besvarede mails over i. Så kunne jeg kigge den mappe igennem jævnligt og selv sende en rykker eller lignende hvis jeg manglede svar. Ellers er mail der er out og sight også ofte out of mind så jeg arkiverer de mailtråde jeg har besvaret.

DAG 1:

Mandag gik overraskende godt, det lykkedes mig at komme til bunds ved blot at møde ind en times tid tidligere og arbejde 1-2 timer ekstra, men det var virkelig også takket være mit forarbejde og min nye struktur. Jeg gik hjem helt vildt let i kroppen, for der lå ikke nogle tunge emails og ventede på mit svar.

DAG 2:

Virkelig optur at møde på arbejde og KUN have de mails i indbakken som der var svaret på i løbet af aftenen og tidligt morgen. Jeg var jo gået senere, så der var begrænset. Da de nye mails var besvaret var det meget nemmere for mig at gå i gang med at takle resten af to-do listen, som ofte kan komme lidt i baggrunden for det mere presserende i indbakken. Endte faktisk med at kunne gå lidt tidligere fra job.

DAG 3:

Jeg kunne mærke at der begyndte at gå sport i den, så selv lidt irriterende emails der kræver længere tid, som jeg normalt ville udskyde lidt, blev en konkurrence for mig at få ud af verden hurtigst muligt. Det gik også op for mig hvor meget min email egentlig dikterer mit workflow og hvor reaktiv jeg er på den frem for at prioritere andre opgaver før som måske er vigtigere. Jeg måtte blive lidt længere da der kom mails ind sent, og selvom de sagtens kunne have ventet til dagen efter, så var det jo reglerne:)

DAG 4:

Ugen var næsten klaret og jeg følte mig virkelig ovenpå, min produktivitet var stadig høj fordi det var nyt og jeg er et konkurrence menneske. Men samtidig havde det smittet af, så jeg havde aftenen inden også begyndte at arbejde benhårdt på at komme til bunds i min private mail, og på arbejdet begyndte jeg at rydde op i alle mine mapper. Der er helt sikkert nogle kollegaer der på det her tidspunkt var både træt af at høre mig prale med min indbakke OG træt af opfølgende mails a la “hvor er vi på denne?:)” & “fik du set denne mail?”. Overskuddet var i top.

DAG 5:

“Fredagsbar med god samvittighed” kunne ha’ været titlen for denne dag, for det var sådan det føltes. 1) så havde jeg gennemført endnu en challenge! Men 2) (og endnu vigtigere) så havde den virkelig optimeret mit arbejds flow og sænket mit stress-niveau betydeligt på bare 5 dage!

KONKLUSION

I LOVE IT! Denne challenge er nu 5-6 uger bag mig, men jeg har ikke haft over 15 mails i min indbakke siden. Normalt ville jeg ligge på 30-80 ubesvarede, og det var ikke nødvendigvis noget der stressede mig, for jeg havde altid styr på hvad der manglede og prioriterede stramt. Men det var virkelig en befrielse at “starte forfra”, en luksus følelse man normalt kun har når man skifter job. Det føltes lidt ligesom at afslutte et fag og kunne starte forfra med et nyt. Bottom line, så følte jeg bare et enormt overskud hele ugen igennem og var meget mere klar på at møde på arbejde mandagen efter.

Der har helt sikkert været mails efterfølgende som jeg har udskudt, men jeg er blevet bedre til at få ting ud af verdenen #eatthatfrog OG prioritere projekter udenfor indbakken højere. Det er en klar anbefaling.

Selvom dit job måske ikke tillader en komplet inbox zero, så kan man arbejde omkring det med forskellige mappe-strukturer eller lave lidt andre regler som passer dig bedre, eller måske er du allerede langt mere struktureret end jeg er, og så vil jeg gerne have dine tips haha. Jeg er ikke helt så produktiv hver dag som jeg var lige i starten af min challenge, der var helt sikkert en konkurrence element, men jeg kunne godt finde på at lave denne challenge som en slags “inbox cleanse” hver 3. måned.

Hvis du vil prøve andre challenges, så læs mere her #challengemetoden